La contabilità per cassa è il sistema contabile più semplice previsto dal Codice del Terzo Settore per gli ETS di piccole e medie dimensioni. Se gestisci un'ODV, un'APS o un ETS senza personalità giuridica con entrate non superiori a 300.000 euro (fino a 60.000 euro, per tutti gli ETS, anche in forma aggregata con il Modello E), questa è la guida che fa per te.

Contabilità per cassa vs contabilità per competenza: qual è la differenza?

Prima di tutto, chiariamo la distinzione fondamentale:

Contabilità per competenza: registra i ricavi e i costi nel momento in cui maturano economicamente, indipendentemente dal momento in cui avviene l'effettivo pagamento. Un'associazione che emette una fattura a dicembre la registra a dicembre, anche se incasserà a febbraio dell'anno successivo.
Contabilità per cassa: registra solo i movimenti di denaro effettivamente avvenuti. Si registra quando si incassa o quando si paga, non quando nasce il diritto o l'obbligo.

Per la grande maggioranza degli ETS italiani — quelli senza personalità giuridica con entrate annue non superiori a 300.000 euro — l'art. 13 del Codice del Terzo Settore consente di redigere il bilancio per cassa, con lo schema del Rendiconto per Cassa (Modello D) adottato dal DM 5 marzo 2020. Fino a 60.000 euro tutti gli ETS possono usare anche la forma aggregata (Modello E, DM 18 febbraio 2026), dal rendiconto 2026 per chi chiude l'esercizio al 31 dicembre. È una facoltà: si può sempre scegliere il bilancio completo. Questo è un vantaggio: è molto più semplice da tenere rispetto alla contabilità ordinaria.

Perché gli ETS usano la contabilità per cassa

Il legislatore ha scelto la contabilità per cassa per gli ETS di piccole dimensioni per un motivo preciso: la semplicità. La maggior parte delle ODV e delle APS non ha un commercialista interno e la gestione contabile è spesso affidata al tesoriere volontario.

Con la contabilità per cassa:

Non servono scritture di assestamento (ratei, risconti, accantonamenti)
Non occorre calcolare le rimanenze di magazzino
Non si redige lo Stato Patrimoniale
La verifica è immediata: il saldo del conto corrente deve corrispondere al saldo del rendiconto

Come funziona concretamente: registrare entrate e uscite

Le entrate più comuni per un'ODV o APS

Quote associative annuali Le quote pagate dai soci durante l'anno vanno registrate nel momento del versamento effettivo. Se un socio paga la quota di rinnovo a gennaio per l'anno in corso, si registra a gennaio.

Donazioni e liberalità Le donazioni vanno registrate nel momento dell'accredito sul conto corrente dell'ente. Attenzione: le donazioni in denaro contante pari o superiori a 5.000 euro non sono ammesse per legge (soglia antiriciclaggio aggiornata dalla Legge di Bilancio 2023). Per importi inferiori il contante è ammesso, ma ai fini della detrazione fiscale (Art. 83 CTS) la donazione deve comunque essere tracciabile (bonifico, carta, assegno).

Contributi pubblici I contributi erogati da comuni, regioni o altri enti pubblici vanno registrati al momento dell'accredito, indipendentemente dall'anno a cui si riferiscono. Un contributo 2025 incassato nel 2026 va nel rendiconto 2026.

Corrispettivi per servizi Se l'ente svolge attività istituzionali verso terzi con corrispettivi (ad esempio, un corso di formazione a pagamento), i proventi si registrano al momento del pagamento da parte del beneficiario.

Rimborsi spese ai volontari I rimborsi delle spese sostenute dai volontari (carburante, pedaggi, materiali) non sono entrate: sono uscite dell'ente. Devono essere documentati con ricevute o scontrini.

Le uscite più comuni

Stipendi e compensi ai dipendenti Se l'ente ha lavoratori dipendenti o collaboratori, i pagamenti vanno registrati al momento del pagamento effettivo della busta paga o della parcella.

Affitti Il canone di affitto della sede va registrato al momento del pagamento mensile o trimestrale, indipendentemente dal mese di riferimento.

Assicurazioni obbligatorie per i volontari Il pagamento del premio assicurativo annuale (obbligatorio ai sensi dell'Art. 18 CTS) va registrato nella macro area A come uscita per l'attività di interesse generale (art. 5 CTS).

Utenze e spese di gestione Luce, gas, telefono, internet, spese postali: tutte le spese di gestione della sede vanno registrate al momento del pagamento delle bollette.

La soglia dei 300.000 euro: come si calcola

La soglia che determina il regime contabile è calcolata sulle entrate complessive dell'esercizio precedente. Non si tratta del fatturato commerciale, ma della somma delle entrate: quote soci, donazioni, contributi pubblici, corrispettivi e proventi finanziari. Per chi tiene il bilancio per cassa non si contano le entrate da disinvestimenti (vendita di beni durevoli) e quelle da prestiti e finanziamenti ricevuti (Introduzione all'Allegato 1 del DM 5 marzo 2020).

Gli enti senza personalità giuridica con entrate fino a 300.000 euro possono usare il Rendiconto per Cassa (Modello D); fino a 60.000 euro, per tutti gli ETS, anche in forma aggregata (Modello E). Oltre la soglia serve il bilancio di esercizio (stato patrimoniale, rendiconto gestionale e relazione di missione): se ti avvicini, verifica con il tuo consulente da quale esercizio cambiare schema (art. 13 CTS).

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Scritture e libri obbligatori

Oltre al bilancio (art. 13 D.Lgs. 117/2017), gli ETS devono tenere:

Le scritture contabili idonee a rappresentare con chiarezza la situazione patrimoniale, economica e finanziaria dell'ente
Il libro delle adunanze e deliberazioni delle assemblee e degli organi (art. 15 CTS)
Il libro degli associati o aderenti (art. 15 CTS)
Il registro dei volontari, se l'ente si avvale di volontari in modo non occasionale (art. 17 CTS)

Tutti questi documenti devono essere conservati per almeno 10 anni.

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