La contabilità per cassa è il sistema contabile più semplice previsto dal Codice del Terzo Settore per gli ETS di piccole e medie dimensioni. Se gestisci un'ODV, un'APS o un ETS con entrate inferiori a 220.000 euro, questa è la guida che fa per te.

Contabilità per cassa vs contabilità per competenza: qual è la differenza?

Prima di tutto, chiariamo la distinzione fondamentale:

Contabilità per competenza: registra i ricavi e i costi nel momento in cui maturano economicamente, indipendentemente dal momento in cui avviene l'effettivo pagamento. Un'associazione che emette una fattura a dicembre la registra a dicembre, anche se incasserà a febbraio dell'anno successivo.
Contabilità per cassa: registra solo i movimenti di denaro effettivamente avvenuti. Si registra quando si incassa o quando si paga, non quando nasce il diritto o l'obbligo.

Per la grande maggioranza degli ETS italiani — quelli con entrate annue inferiori a 220.000 euro — il DM 5 marzo 2020 impone la contabilità per cassa attraverso il Rendiconto per Cassa (Modello D). Questo è un vantaggio: è molto più semplice da tenere rispetto alla contabilità ordinaria.

Perché gli ETS usano la contabilità per cassa

Il legislatore ha scelto la contabilità per cassa per gli ETS di piccole dimensioni per un motivo preciso: la semplicità. La maggior parte delle ODV e delle APS non ha un commercialista interno e la gestione contabile è spesso affidata al tesoriere volontario.

Con la contabilità per cassa:

Non servono scritture di assestamento (ratei, risconti, accantonamenti)
Non occorre calcolare le rimanenze di magazzino
Non si redige lo Stato Patrimoniale
La verifica è immediata: il saldo del conto corrente deve corrispondere al saldo del rendiconto

Come funziona concretamente: registrare entrate e uscite

Le entrate più comuni per un'ODV o APS

Quote associative annuali Le quote pagate dai soci durante l'anno vanno registrate nel momento del versamento effettivo. Se un socio paga la quota di rinnovo a gennaio per l'anno in corso, si registra a gennaio.

Donazioni e liberalità Le donazioni vanno registrate nel momento dell'accredito sul conto corrente dell'ente. Attenzione: le donazioni in denaro contante pari o superiori a 5.000 euro non sono ammesse per legge (soglia antiriciclaggio aggiornata dalla Legge di Bilancio 2023). Per importi inferiori il contante è ammesso, ma ai fini della detrazione fiscale (Art. 83 CTS) la donazione deve comunque essere tracciabile (bonifico, carta, assegno).

Contributi pubblici I contributi erogati da comuni, regioni o altri enti pubblici vanno registrati al momento dell'accredito, indipendentemente dall'anno a cui si riferiscono. Un contributo 2025 incassato nel 2026 va nel rendiconto 2026.

Corrispettivi per servizi Se l'ente svolge attività istituzionali verso terzi con corrispettivi (ad esempio, un corso di formazione a pagamento), i proventi si registrano al momento del pagamento da parte del beneficiario.

Rimborsi spese ai volontari I rimborsi delle spese sostenute dai volontari (carburante, pedaggi, materiali) non sono entrate: sono uscite dell'ente. Devono essere documentati con ricevute o scontrini.

Le uscite più comuni

Stipendi e compensi ai dipendenti Se l'ente ha lavoratori dipendenti o collaboratori, i pagamenti vanno registrati al momento del pagamento effettivo della busta paga o della parcella.

Affitti Il canone di affitto della sede va registrato al momento del pagamento mensile o trimestrale, indipendentemente dal mese di riferimento.

Assicurazioni obbligatorie per i volontari Il pagamento del premio assicurativo annuale (obbligatorio ai sensi dell'Art. 18 CTS) va registrato nella macro area A come uscita per l'attività di interesse generale (art. 5 CTS).

Utenze e spese di gestione Luce, gas, telefono, internet, spese postali: tutte le spese di gestione della sede vanno registrate al momento del pagamento delle bollette.

La soglia dei 220.000 euro: come si calcola

La soglia che determina il regime contabile è calcolata sulle entrate complessive dell'esercizio precedente. Non si tratta del fatturato commerciale, ma della somma di tutte le entrate: quote soci, donazioni, contributi pubblici, corrispettivi, proventi finanziari e poste straordinarie.

Se nel 2025 le entrate totali del tuo ente sono state inferiori a 220.000 euro, nel 2026 potrai continuare a usare il Rendiconto per Cassa (Modello D). Se hai superato la soglia, nel 2026 dovrai passare al bilancio ordinario (Modello A).

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L'Art. 13 CTS e gli obblighi contabili

Oltre al bilancio, l'Art. 13 del D.Lgs. 117/2017 impone agli ETS di tenere:

Le scritture contabili idonee a rappresentare con chiarezza la situazione patrimoniale, economica e finanziaria dell'ente
Il libro verbali delle assemblee e degli organi direttivi
Il registro dei volontari (per ODV e APS)
Il libro dei soci (per le associazioni)

Tutti questi documenti devono essere conservati per almeno 10 anni.

Come No Profit Web semplifica la contabilità per cassa

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